Раздел Политики статусов заказов
Что это за раздел
Раздел Политики статусов заказов в Omnis нужен для настройки рабочей схемы статусов.
Именно здесь компания определяет:
- какие статусы вообще участвуют в рабочем процессе
- какие статусы можно поставить заказу, у которого еще нет статуса
- в какие статусы разрешено переводить заказ дальше
- в каком порядке статусы показываются в рабочей схеме
Связанные документы по этому разделу:
Как пользоваться комплектом документов
Если нужен полный обзор раздела и описание интерфейса, начинайте с этого документа.
Если нужен быстрый ответ на типовой вопрос, открывайте:
Если нужен готовый рабочий маршрут в формате что делать шаг за шагом, открывайте:
Если нужно быстро разобрать проблему или непонятное поведение раздела, открывайте:
Раздел Политики статусов заказов связан:
- с разделом Заказы, потому что именно там сотрудники видят доступные переходы
- со справочником статусов заказов, потому что политика использует уже существующие статусы, а не создает их
- с ролями сотрудников, потому что часть статусов доступна только определенным ролям даже при настроенной схеме
Кто работает с разделом
Владелец компании
Обычно определяет общую логику движения заказа и утверждает рабочую схему.
Менеджер
Может настраивать схему в тех компаниях, где именно менеджер отвечает за операционный процесс заказов.
Что важно понимать до начала работы
Это не справочник статусов
На этой странице не создают новые статусы и не редактируют их названия.
Здесь настраивают только политику использования уже существующих статусов.
Проще говоря:
- справочник статусов отвечает за список самих статусов
- политики статусов отвечают за порядок переходов между ними
Если схема не настроена, заказ можно переводить почти свободно
Если компания не сохранила ни одной рабочей колонки, Omnis не использует строгую схему переходов.
В таком режиме система не ограничивает переходы только заранее заданными шагами.
Но это не означает полного отсутствия правил.
Некоторые статусы все равно завязаны на роли сотрудников, а закрытый заказ остается финальной точкой.
Закрытый статус является финальным
После статуса Закрыт дальнейшие переходы не разрешены.
На странице это отдельно подчеркивается.
На странице есть отдельная кнопка Сохранить
В отличие от общей страницы Настройки, здесь изменения не сохраняются автоматически.
Пока вы не нажали Сохранить, новая схема не начинает действовать.
1. Как открыть раздел
Раздел открывается по меню:
Система -> Настройки -> Политики статусов заказов
2. Из чего состоит экран
На странице есть три основные рабочие зоны:
- Банк статусов
- Статусы из пустоты
- Схема
Вверху также находится кнопка Сохранить.
Когда активна кнопка Сохранить
Кнопка становится полезной только после изменений в схеме.
Если ничего не менялось, сохранять нечего.
3. Блок Банк статусов
Это список статусов, которые пока не включены в текущую схему.
Именно отсюда статус попадает в рабочую политику.
Что можно делать в этом блоке
- нажать на статус, чтобы добавить его в схему
- перетащить статус в нужный блок
Что означает подпись неиспользуемых
Это количество статусов, которые существуют, но пока не участвуют в текущей схеме переходов.
Какие статусы сюда попадают
Здесь могут быть:
- стандартные статусы системы
- дополнительные статусы компании, если они уже есть в справочнике
4. Блок Статусы из пустоты
Этот блок отвечает за стартовые статусы.
Проще говоря, он определяет, какие статусы можно поставить заказу, у которого сейчас еще нет статуса.
На странице это сформулировано как работа со статусами из пустоты.
Левая часть Выбрано
Здесь показываются статусы, которые уже разрешены как стартовые.
Если нажать на такой статус еще раз, его можно убрать из списка стартовых.
Правая часть Добавить из участников схемы
Здесь показываются статусы, которые уже участвуют в схеме, но пока не включены в стартовые.
Отсюда их можно добавить в стартовые.
Важное ограничение
Стартовый статус нельзя выбрать из статусов, которых нет в схеме.
Сначала статус нужно добавить в саму рабочую схему, и только потом делать его стартовым.
5. Блок Схема
Это главный рабочий блок раздела.
Каждая карточка в схеме соответствует одному статусу.
Внутри карточки настраивается, в какие статусы можно переводить заказ дальше.
Что есть в карточке статуса
В карточке обычно видны:
- номер колонки
- название статуса
- кнопки перемещения влево и вправо
- кнопка удаления
- список уже выбранных следующих статусов
- список доступных статусов для выбора
Как добавить новый статус в схему
Есть два варианта:
- нажать на статус в банке
- перетащить его в блок Схема
Как удалить статус из схемы
Нужно нажать кнопку удаления в карточке этого статуса.
Важно понимать последствия:
- статус исчезнет из схемы
- он пропадет из стартовых статусов, если был там выбран
- его уберут из переходов других статусов
Как изменить порядок статусов
Для этого используются кнопки перемещения влево и вправо.
Порядок важен прежде всего для наглядности схемы и общего рабочего порядка.
6. Настройка переходов между статусами
Ниже внутри карточки есть набор статусов, из которых выбирают допустимые переходы.
Как это работает
Если в карточке статуса выбран другой статус как следующий, это означает:
- из текущего статуса можно перевести заказ в этот выбранный статус
Если статус не выбран, такой переход будет запрещен политикой компании.
Что видно в верхней части карточки
Верхняя часть показывает уже выбранные целевые статусы.
Их можно быстро убрать повторным нажатием.
Что видно в нижней части карточки
Нижняя часть показывает весь набор статусов, участвующих в схеме.
Отсюда можно включать и выключать разрешенные переходы.
Важное правило
Система не ограничивает вас только соседними колонками.
Если бизнес-процесс требует, можно разрешить переход сразу в другой нужный статус, если он участвует в схеме.
7. Особенность статуса Закрыт
Для статуса Закрыт Omnis показывает отдельную пометку, что это финальный статус.
Практический смысл такой:
- из закрытого заказа дальше переходить нельзя
- у статуса Закрыт не настраиваются следующие статусы
Это сделано специально, чтобы схема не позволяла продолжать жизненный цикл уже завершенного заказа.
8. Как политика влияет на реальную работу в заказе
После сохранения схемы Omnis начинает использовать ее в карточке заказа.
Практически это означает:
- сотрудник видит не все статусы сразу
- заказ можно перевести только в разрешенные следующие статусы
- у заказа без текущего статуса доступны только выбранные стартовые статусы
9. Как политика связана с ролями сотрудников
Даже при правильно настроенной схеме часть статусов остается привязанной к ролям.
Например:
- часть статусов сборки ориентирована на кладовщика
- часть статусов доставки ориентирована на курьера
- часть исполнительских статусов ориентирована на исполнителя
При этом владелец компании и менеджер имеют более широкий доступ по сравнению со специальными ролями.
Поэтому сама схема переходов и права сотрудников работают вместе, а не по отдельности.
10. Что происходит, если очистить схему полностью
Если убрать все колонки и сохранить пустую схему, строгая политика переходов фактически отключается.
В таком режиме:
- стартовые статусы тоже очищаются
- система перестает ограничивать переходы только заранее выбранной схемой
- при этом закрытый статус и ролевые ограничения все равно продолжают действовать
Этот режим подходит только тем компаниям, которые сознательно не хотят жестко фиксировать маршрут заказа.
11. Практический рекомендуемый порядок работы
Если компания настраивает схему впервые, удобный порядок обычно такой:
- Сначала определить, какие статусы реально используются в компании.
- Добавить только эти статусы в схему.
- Выбрать стартовые статусы для новых или еще не классифицированных заказов.
- Для каждого статуса явно настроить допустимые переходы дальше.
- Проверить, что финальные статусы действительно завершают процесс.
- Сохранить схему.
- После этого проверить несколько реальных заказов и убедиться, что сотрудники видят ожидаемые переходы.
12. Простой пример для небольшой компании
Если компания небольшая и не хочет строить сложную схему, можно начать с очень простого маршрута из пяти статусов.
Например:
- Новый
- В работе
- Отменен
- Завершен
- Закрыт
Практический смысл такой схемы:
- Новый — заказ только появился и еще не взят в работу
- В работе — менеджер или сотрудник уже занимается заказом
- Отменен — заказ прекращен и дальше не выполняется
- Завершен — заказ выполнен и доведен до логического завершения
- Закрыт — заказ окончательно закрыт в системе и больше не должен меняться
Как настроить такую схему
Сначала нужно добавить все пять статусов в блок Схема.
После этого удобно настроить переходы так:
- из Новый можно перейти в В работе или в Отменен
- из В работе можно перейти в Завершен или в Отменен
- из Отменен переходов дальше нет
- из Завершен можно перейти только в Закрыт
- из Закрыт переходов дальше нет
Какие статусы сделать стартовыми
Для маленькой компании обычно достаточно одного стартового статуса:
- Новый
Если компания привыкла создавать часть заказов сразу как уже обрабатываемые, можно добавить еще и:
- В работе
Как это будет выглядеть в реальной работе
Тогда маршрут заказа станет очень понятным:
- новый заказ появляется в Новый
- когда сотрудник начал им заниматься, переводит его в В работе
- если заказ прекращен и дальше не выполняется, его переводят в Отменен
- когда все по заказу выполнено, переводит его в Завершен
- после окончательной проверки и закрытия документов переводит его в Закрыт
Это хороший стартовый вариант для компании, где:
- немного сотрудников
- нет сложной сборки, доставки и многоэтапного производства
- нужен понятный и короткий маршрут без лишних промежуточных статусов
13. Типичные ошибки при работе с разделом
Самые частые ошибки здесь такие:
- пытаются создавать новые статусы прямо в политике, хотя для этого нужен отдельный справочник
- добавляют статус в стартовые, не добавив его в схему
- забывают нажать Сохранить
- делают слишком сложную схему с лишними переходами
- случайно убирают статус из схемы и тем самым ломают переходы, которые на него ссылались
- считают, что схема отменяет ролевые ограничения, хотя это не так
Поэтому раздел Политики статусов заказов лучше настраивать как строгую рабочую карту движения заказа, а не как экспериментальную площадку.