Раздел Поставщики

Что это за раздел

Раздел Поставщики в Omnis нужен для ведения базы поставщиков, их реквизитов, контактных данных и каталога товарных позиций, которые приходят от каждого конкретного поставщика.

Именно здесь сотрудники:

• создают карточки поставщиков
• заполняют реквизиты и контакты
• настраивают рабочие данные для синхронизации каталога
• запускают обновление каталога поставщика
• просматривают и редактируют позиции конкретного поставщика
• связывают позицию поставщика с товаром компании
• управляют сроками поставки, закупочной ценой и признаками наличия у поставщика

Связанные документы по этому разделу:

• FAQ
• Пошаговые сценарии работы
• Проблемы и решения

Как пользоваться комплектом документов

Если нужен полный обзор раздела и описание интерфейса, начинайте с этого документа.

Если нужен быстрый ответ на типовой вопрос, открывайте:

• FAQ

Если нужен готовый рабочий маршрут в формате что делать шаг за шагом, открывайте:

• Пошаговые сценарии работы

Если раздел ведет себя не так, как ожидается, или сотруднику нужно быстро разобрать проблему, открывайте:

• Проблемы и решения

Раздел Поставщики тесно связан:

• с каталогом товаров, потому что одна позиция поставщика может быть связана с товарной карточкой компании
• с закупками и поставками, потому что данные поставщика используются в дальнейшей работе по поступлениям
• с ценообразованием, потому что закупочная цена у поставщика может участвовать в расчетах
• с остатками и заказами, потому что сроки поставки и наличие у поставщика влияют на обещания клиенту и рабочие решения сотрудников

Кто работает с разделом

Владелец компании

Обычно использует раздел для контроля базы поставщиков, полноты реквизитов, активности карточек и общего качества закупочной базы.

Менеджер

Основной пользователь раздела. Обычно:

• создает карточки поставщиков
• обновляет контакты и реквизиты
• заводит или уточняет каталог поставщика
• связывает позиции поставщика с товарами компании
• проверяет цены, сроки поставки и наличие
• ведет закупочную часть работы с поставщиками

Бухгалтер

Обычно использует раздел как справочник реквизитов и банковских данных поставщика.

Кладовщик

Обычно не ведет карточку поставщика целиком, но может использовать данные поставщика как справочную информацию при приемке и анализе остатков.

Что важно понимать до начала работы

Поставщик в Omnis - это не только карточка контрагента.

Здесь объединяются две разные части работы:

• справочная и юридическая часть: наименование, контакты, реквизиты, банковские данные
• закупочная часть: каталог поставщика, цены, сроки, наличие, связка с товарами компании

Также важно:

• в список поставщиков попадают только поставщики вашей компании и общие системные карточки, если они используются в компании
• быстрый поиск в самом каталоге поставщиков ориентирован в первую очередь на наименование поставщика
• если у поставщика заполнен M-Код, в карточке появляется блок запуска синхронизации каталога
• деактивация поставщика и удаление поставщика - это разные действия

1. Каталог поставщиков

Раздел открывается по меню:

Поступления -> Поставщики

Это основной список всех заведенных поставщиков.

Что видно в верхней части экрана

Вверху находятся:

• строка быстрого поиска

Отдельного фильтра в текущем интерфейсе нет. Основной инструмент отбора здесь - это быстрый поиск.

Быстрый поиск

Быстрый поиск помогает найти карточку поставщика по названию.

Практически это значит:

• если сотрудник знает точное или примерное название поставщика, каталог найдет его быстро
• если сотрудник пытается искать по реквизитам, телефону или банковским данным, это не основной сценарий этого списка

Что видно в строке поставщика

В строке поставщика обычно видны:

• изображение, если оно загружено
• наименование поставщика
• кнопка Редактировать
• кнопка В каталог

Если изображение не загружено, вместо него показывается стандартная иконка.

Что делает кнопка Редактировать

Кнопка Редактировать открывает карточку поставщика, где можно менять основные данные, реквизиты, контакты и рабочие настройки.

Что делает кнопка В каталог

Кнопка В каталог открывает не общую карточку поставщика, а вложенный каталог его товарных позиций.

Это важное различие:

• карточка поставщика нужна для работы с самим поставщиком
• каталог поставщика нужен для работы с его ассортиментом

Подгрузка списка

Список подгружается по мере прокрутки вниз. Внизу экрана всегда видно, сколько поставщиков найдено.

2. Создание и редактирование карточки поставщика

Карточка открывается:

• через кнопку Создать
• через кнопку Редактировать

Карточка объединяет общие данные о поставщике и реквизиты.

Основные поля в верхней части карточки

В верхней части находятся:

• Наименование
• M-Код
• Транспортный лаг (в часах)
• Средний срок поставки (в днях)
• Изображение
• переключатель Активирован
• Описание

Что означает поле M-Код

M-Код - это служебный код, который используется для синхронизации каталога поставщика.

Для бизнес-пользователя это означает:

• без M-Кода карточка поставщика работает как обычная база контрагентов и каталог можно вести вручную
• с M-Кодом можно запускать обновление каталога через встроенный механизм синхронизации

Если M-Код уже заполнен и сохранен, это поле тоже обычно перестает редактироваться прямо из карточки.

Что означает Транспортный лаг

Транспортный лаг (в часах) - это дополнительное время на доставку от поставщика до вашего склада или точки приема.

Система использует его не как отдельный срок, а как надбавку к сроку поставки.

Практический смысл:

• если у позиции поставщика указан свой срок поставки, сначала берется он
• если у позиции срок не указан, берется средний срок из карточки поставщика
• после этого сверху добавляется транспортный лаг, переведенный в дни и округленный вверх

Это влияет на то, какие сроки сотрудники видят в товарных карточках и в связанных рабочих процессах.

Что означает Средний срок поставки

Это базовый срок поставки по поставщику в целом.

Он нужен как запасной ориентир, когда у конкретной позиции поставщика нет собственного срока поставки.

Что делает переключатель Активирован

Активная карточка означает, что поставщик используется в рабочей базе.

Если поставщик временно неактуален, карточку можно деактивировать, не удаляя ее полностью.

Для реальной рабочей базы это часто правильнее, чем удаление, потому что:

• сохраняется история
• не теряются связи
• карточку можно снова активировать позже

3. Блок синхронизации каталога

Если в карточке заполнен M-Код, ниже описания появляется отдельный блок синхронизации.

В этом блоке могут быть видны:

• Дата последней синхронизации
• поле загрузки Файл каталога поставщика
• кнопка Запустить

Когда использовать этот блок

Этот блок нужен, когда у компании настроен рабочий сценарий синхронизации каталога поставщика.

На практике это может быть:

• обновление каталога по настроенному коду поставщика
• загрузка файла каталога поставщика перед запуском синхронизации

Что происходит после запуска

После запуска система:

• получает данные по каталогу поставщика
• создает новые позиции, если их еще не было
• обновляет существующие позиции по данным поставщика
• фиксирует дату запуска
• формирует отчет о синхронизации
• отправляет внутреннее уведомление владельцу и менеджерам компании

Важно: синхронизация не просто показывает данные, а реально обновляет каталог поставщика в Omnis.

4. Реквизиты и контакты поставщика

Ниже идет отдельный блок Данные поставщика.

Здесь собраны несколько групп полей.

Реквизиты

В этот блок входят:

• ИНН
• Правовая форма
• ОГРН
• Юридический адрес
• Фактический адрес

Контакты

В этот блок входят:

• Телефон
• E-mail

Банковские реквизиты

В этот блок входят:

• БИК
• ИНН банка
• КПП банка
• ОКПО банка
• Расчётный счёт
• Корр. счёт
• Банк

Руководитель и сайт

В этот блок входят:

• ФИО руководителя
• Должность руководителя
• Сайт

Как относиться к обязательности полей

В текущем интерфейсе жестко обязательным для сохранения карточки является прежде всего Наименование.

Но для реальной рабочей базы поставщиков этого недостаточно.

Если поставщик участвует в закупках и документообороте, карточку лучше вести полноценно:

• с реквизитами
• с контактами
• с банковскими данными
• с ответственным лицом

5. Каталог товаров конкретного поставщика

Если в каталоге поставщиков нажать В каталог, откроется список товарных позиций конкретного поставщика.

Это уже не список поставщиков, а отдельный вложенный каталог внутри выбранной карточки.

Что видно в строке позиции поставщика

В строке позиции обычно показываются:

• наименование
• производитель
• внутренний ID
• ID у поставщика
• Внеш. ID у поставщика
• цена у поставщика
• срок поставки, если он задан

Внеш. ID у поставщика нужно понимать не как дубль основного идентификатора, а как идентификатор следующего звена в цепочке поставки.

Например:

• поставщик сам закупает товар у завода или другого контрагента
• поставщик является перекупом и хранит у себя ссылку на исходный SKU или артикул

Тогда в это поле могут попадать именно эти внешние идентификаторы.

Как работает быстрый поиск по каталогу поставщика

Внутри каталога поставщика быстрый поиск заметно шире, чем в общем списке поставщиков.

Искать можно по:

• внутреннему ID
• наименованию
• производителю
• ID у поставщика
• Внеш. ID у поставщика

Это удобно, когда сотрудник работает с прайсом поставщика, артикулами и техническими идентификаторами.

6. Карточка позиции поставщика

Карточка позиции поставщика открывается:

• из каталога товаров конкретного поставщика
• через кнопку Создать внутри этого каталога
• переходом из карточки товара компании, если сотрудник нажимает на связанную запись поставщика

Основные поля карточки позиции поставщика

В карточке видны:

• ID у поставщика
• Внеш. ID у поставщика
• Производитель
• Наименование
• Цена у поставщика
• Средний срок поставки (в днях)
• Минимальная партия
• Шаг кратности
• Остаток на складе поставщика
• Последнее обновление цены
• Последнее обновление наличия/ETA
• Дата следующей поставки
• Связанный товар
• переключатель Наличие в ассортименте поставщика
• Данные поставщика в формате JSON

Что означает Связанный товар

Поле Связанный товар связывает позицию поставщика с товарной карточкой вашей компании.

Практический смысл:

• по этой связи товар компании получает понятную закупочную опору
• менеджер понимает, у какого поставщика и на каких условиях берется конкретный товар
• из карточки товара можно перейти в связанную запись поставщика

Что означает Наличие в ассортименте поставщика

Этот переключатель нужен, чтобы различать:

• позицию, которая действительно остается в актуальном ассортименте поставщика
• позицию, которая исторически есть в базе, но уже не должна учитываться как актуальная

Что означает поле с JSON-данными

Поле Данные поставщика в формате JSON нужно для хранения дополнительных структурированных данных, которые пришли от поставщика или используются в рабочей интеграции.

Для обычного менеджера это не поле повседневной ручной работы.

Если компания не ведет такие данные осознанно, лучше не заполнять его вручную случайным текстом.

7. Как сроки поставки работают в товарах компании

Это один из самых важных бизнесовых моментов раздела.

В системе приоритет обычно такой:

1. Если у позиции поставщика задан свой срок поставки, используется он.
2. Если у позиции срок не задан, используется средний срок поставки из карточки поставщика.
3. После этого сверху добавляется транспортный лаг из карточки поставщика.

Для владельца и менеджера это означает:

• сроки в поставщике нельзя заполнять формально
• ошибка в этих полях потом искажает ожидания сотрудников и клиентов
• лучше заполнить хотя бы реалистичный средний срок и транспортный лаг, чем оставить данные случайными

8. Что лучше делать, а что не делать

Что лучше делать

• заводить одного поставщика один раз и дальше поддерживать его карточку в актуальном состоянии
• использовать деактивацию, если поставщик временно не нужен
• вести каталог поставщика отдельно и аккуратно связывать позиции с товарами компании
• следить, чтобы у ключевых позиций были понятные цена, срок поставки и признак актуальности

Чего лучше избегать

• создавать дубли одного и того же поставщика из-за мелких различий в названии
• удалять рабочую карточку поставщика, если она уже участвует в процессах компании
• заполнять технические поля без понимания, как они используются
• оставлять неверные сроки поставки, если на них опираются менеджеры и закупки