Раздел Финансовый учет
Что это за раздел
Раздел Финансовый учет в Omnis нужен для ведения журнала денежных операций компании.
Именно здесь сотрудники:
- просматривают список доходных и расходных операций
- ищут операции по заказам, поставкам, возвратам и служебным кодам
- создают операции вручную, если они не были созданы автоматически
- открывают карточку операции и проверяют ее связи с другими документами
- используют этот раздел как базовый источник для дальнейших отчетов по доходам и расходам
Связанные документы по этому разделу:
Релевантные разделы
- Финансовый блок заказа - если нужно сверить заказ и денежный результат.
- Платежные данные заказа - если вопрос связан именно с оплатой и возвратом денег.
- Завершение поставки и расход - если нужно понять, откуда взялась расходная операция по закупке.
- Возвраты по заказу - если нужно сверить возврат и его денежный эффект.
- Отчет Доход/расход - если после журнала нужен уже сводный финансовый взгляд.
Как пользоваться комплектом документов
Если нужен полный обзор раздела и описание интерфейса, начинайте с этого документа.
Если нужен быстрый ответ на типовой вопрос, открывайте:
Если нужен готовый рабочий маршрут в формате что делать шаг за шагом, открывайте:
Если нужно быстро разобрать проблему или непонятное поведение раздела, открывайте:
Раздел Финансовый учет тесно связан:
- с заказами, потому что при закрытии заказа может автоматически появляться доходная операция
- с поставками, потому что при завершении поставки может автоматически появляться расходная операция
- с возвратами, потому что при проведении возврата до оплаты может автоматически появляться расходная операция
- со справочником категорий финансового учета, потому что именно категория определяет смысл операции и ее тип
- с отчетом Доход/расход, потому что данные этого раздела используются в финансовой аналитике
Кто работает с разделом
Владелец компании
Обычно использует раздел для контроля денежного движения компании и проверки, какие операции были созданы вручную, а какие появились автоматически из рабочих процессов.
Бухгалтер
Это основной пользователь раздела. Обычно он:
- проверяет входящие и исходящие операции
- создает ручные операции
- открывает связанные заказы, поставки и возвраты
- уточняет категории, суммы, контрагентов и примечания
- контролирует корректность данных перед просмотром отчетов
Менеджер
Менеджер чаще сталкивается с финансовыми последствиями в заказах, поставках и возвратах, но сам раздел Финансовый учет в текущей модели доступа ориентирован прежде всего на владельца компании и бухгалтера.
Что важно понимать до начала работы
Раздел Финансовый учет хранит не только ручные проводки сотрудников, но и автоматически созданные операции.
Это значит, что в одном журнале могут встречаться:
- операции, созданные вручную бухгалтером или владельцем компании
- операции, которые система создала сама по итогам других действий
Также важно:
- в текущем доступе раздел рассчитан на владельца компании и бухгалтера
- отдельного расширенного фильтра в разделе сейчас нет, основной инструмент поиска - быстрый поиск
- тип операции не выбирается отдельным переключателем в карточке самой операции, а определяется выбранной категорией
- часть операций имеет связь с заказом, поставкой или возвратом, а часть может быть полностью ручной и не привязанной к товарному движению
- у автоматически созданных операций может быть заполнен технический код защиты от дублей
- после создания, изменения или удаления финансовой операции владельцу компании и бухгалтеру приходят внутренние уведомления
1. Каталог финансовых операций
Раздел открывается по меню:
Управление -> Финансовый учет
Это общий журнал финансовых операций компании.
Что видно в верхней части экрана
Вверху находится:
- строка быстрого поиска
Отдельного фильтра в текущем интерфейсе нет.
Быстрый поиск
Поиск в разделе работает шире, чем во многих других каталогах.
Операцию можно искать, например:
- по номеру самой операции
- по ID
- по техническому коду операции
- по примечанию
- по номеру заказа
- по номеру поставки
- по ID возврата
Это удобно, если бухгалтер уже знает, из какого документа появилась операция.
Что видно в строке операции
В строке операции показываются:
- стрелка вверх или вниз
- сумма
- номер операции
- категория
- краткая пометка о связи с заказом, поставкой или возвратом
- примечание, если оно заполнено
- дата и время
- кто создал операцию
Практический смысл:
- стрелка вверх показывает доход
- стрелка вниз показывает расход
- подписи заказ, поставка, возврат помогают сразу понять происхождение операции
Кнопка Создать
Кнопка Создать открывает новую карточку финансовой операции.
Она нужна для ручных операций, которые не появились автоматически из заказов, поставок или возвратов.
2. Карточка финансовой операции
Карточка открывается:
- через кнопку Создать
- нажатием на существующую операцию в списке
Поля карточки
В текущем интерфейсе в карточке операции доступны:
- Дата создания
- Заказ
- Поставка
- Возврат, если он уже связан с операцией
- Категория
- Код
- Создал
- строка с типом операции
- Стоимость
- Контрагент
- Примечание
Поле Дата создания
Это дата и время операции.
Для бухгалтера это одно из ключевых полей, потому что именно по дате операция затем попадает в финансовые отчеты за нужный период.
Поля Заказ и Поставка
Эти поля нужны для связи операции с первичным рабочим документом.
Практически это означает:
- доходную операцию можно связать с заказом
- расходную операцию можно связать с поставкой
- но не каждая операция обязана быть привязана к товарному документу
Если операция относится, например, к зарплате, аренде или услугам, она может быть ручной и без такой связи.
Поле Возврат
Это поле появляется только у тех операций, которые уже связаны с возвратом.
Обычно такую связь сотрудник не выбирает вручную в самой карточке финансовой операции. Она появляется как часть общего процесса возврата.
Поле Категория
Категория - это один из главных смысловых признаков операции.
Она задается через справочник Категории фин. учета.
Именно категория определяет:
- как называется тип операции
- относится ли операция к доходу или к расходу
- как операция будет дальше читаться в отчетах
Поле Код
В текущей карточке под этим названием показывается технический код операции.
Он особенно важен для автоматически созданных операций, потому что помогает системе не создавать один и тот же денежный результат повторно.
Для обычного пользователя важно понимать следующее:
- это не поле для свободного повседневного заполнения
- у ручных операций оно может быть пустым
- у автоматически созданных операций оно может быть заполнено системой
Поле Создал
Показывает пользователя, который создал операцию.
Для ручной операции это обычно конкретный сотрудник.
Для автоматически созданной операции здесь тоже будет указан пользователь, от имени которого происходило исходное действие.
Строка Тип операции
Это не отдельное поле выбора, а результат выбранной категории.
Если категория доходная, система показывает Доход.
Если категория расходная, система показывает Расход.
Поле Стоимость
Это денежная сумма операции.
Именно она участвует в дальнейшем финансовом учете и отчетах.
Поля Контрагент и Примечание
Это текстовые поясняющие поля.
Они особенно полезны для ручных операций, когда одной только категории недостаточно, чтобы быстро понять экономический смысл записи.
3. Как операции появляются в разделе автоматически
Раздел Финансовый учет важен тем, что часть записей создается без ручного ввода.
Операция по закрытому заказу
Когда заказ переводится в статус Закрыт, система может создать доходную финансовую операцию.
Важно: в текущей логике такая операция создается не на всю сумму заказа, а на доходность заказа.
То есть это не просто выручка, а финансовый результат по заказу в логике системы.
Операция по завершенной поставке
Когда поставка завершается, система может создать расходную финансовую операцию.
Это происходит, если в поставке не включен Отложенный платеж.
Если Отложенный платеж включен, складская часть поставки завершается, но автоматическая расходная операция в финансовом учете не создается.
Операция по возврату
Когда возврат доходит до статуса Оплачен, система может создать расходную финансовую операцию.
Такая операция отражает денежный результат возврата для компании.
4. Как раздел связан со справочником категорий
Категории финансового учета заводятся отдельно в справочниках.
При этом важно понимать:
- именно категория определяет, доход это или расход
- часть категорий может быть создана самой компанией
- часть категорий может быть системной и использоваться в автоматических процессах
Примеры системных категорий, которые уже используются в автоматике:
- доход с заказа
- транспортно-заготовительные расходы
Поэтому в ежедневной работе лучше не воспринимать категории как случайный текст. Это основа для порядка в журнале и в отчетах.
5. Практические рекомендации
Разделяйте ручные и автоматические операции по смыслу, а не только по сумме
Если операция создана системой из заказа, поставки или возврата, сначала смотрите на связанный документ, а уже потом пытайтесь исправлять саму финансовую запись.
Не пытайтесь через ручную операцию заменить весь рабочий процесс
Если причина в заказе, поставке или возврате, исправлять нужно прежде всего исходный документ и его логику, а не только запись в финансовом учете.
Следите за категориями
Если категории заведены неаккуратно, журнал быстро превращается в список сумм без понятного смысла.
Используйте примечание и контрагента там, где операция не связана с товарным документом
Так бухгалтеру и владельцу компании потом будет проще читать журнал и сверять операции.