Раздел Файлы

Что это за раздел

Раздел Файлы в Omnis нужен для хранения документов и других рабочих вложений компании.

Именно здесь сотрудники обычно:

• просматривают структуру папок
• загружают документы и другие файлы
• скачивают уже загруженные материалы
• создают свои папки
• переименовывают файлы и свои каталоги

Связанные документы по этому разделу:

• FAQ
• Пошаговые сценарии работы
• Проблемы и решения

Как пользоваться комплектом документов

Если нужен полный обзор раздела и описание интерфейса, начинайте с этого документа.

Если нужен быстрый ответ на типовой вопрос, открывайте:

• FAQ

Если нужен готовый рабочий маршрут в формате что делать шаг за шагом, открывайте:

• Пошаговые сценарии работы

Если нужно быстро разобрать проблему или непонятное поведение раздела, открывайте:

• Проблемы и решения

Раздел Файлы тесно связан:

• с заказами, потому что документы по заказам могут храниться именно здесь
• с поставщиками, потому что часть файлов по закупкам и поставщикам тоже идет в файловый каталог
• с CMS и контентом, потому что документы и материалы для контентных задач могут лежать в отдельных папках этого раздела
• с товарами, потому что дополнительные документы по товарам могут сохраняться в файловом хранилище

Кто работает с разделом

Владелец компании

Обычно использует раздел для контроля общего файлового хранилища компании, удаления лишних материалов и наведения порядка в папках.

Менеджер

Менеджер часто использует этот раздел в ежедневной работе с документами по заказам, поставкам и внутренним задачам.

Контент-менеджер

Контент-менеджер использует этот раздел для файлов, связанных с контентом, приложениями и сопроводительными материалами.

Бухгалтер

Бухгалтер тоже может использовать раздел как рабочее хранилище, если в нем лежат нужные финансовые или сопроводительные документы.

Что важно понимать до начала работы

Перед началом работы важно зафиксировать несколько правил.

Этот раздел не про изображения как основной тип контента

Файлы предназначен прежде всего для документов и вложений общего назначения.

Для изображений и визуального контента есть соседний раздел Медиа.

Проще всего различать так:

• Файлы — документы, вложения, отчеты, рабочие материалы
• Медиа — изображения и визуальные материалы

В разделе уже есть системные папки

По умолчанию в файловом каталоге обычно есть базовые папки, например:

• документы
• контент
• видео
• заказы
• поставщики

Это системная структура, на которую уже завязаны рабочие процессы.

Системные папки нельзя использовать как обычные пользовательские каталоги

Их нельзя свободно удалять и переименовывать как обычные собственные папки.

Но внутри них можно создавать свои вложенные каталоги.

Файл загружается в ту папку, которая открыта сейчас

Новая загрузка попадает в текущий открытый каталог.

Поэтому перед загрузкой нужно убедиться, что открыта именно нужная папка.

По клику файл не открывается в галерее

В отличие от раздела Медиа, здесь нажатие по файлу приводит к скачиванию.

Это одно из главных практических отличий между двумя разделами.

Удаление рассчитано не на всех пользователей раздела

В этом разделе:

• раздел видят владелец компании, менеджер, контент-менеджер и бухгалтер
• удаление каталогов и файлов рассчитано на владельца компании

1. Как открыть раздел

Раздел открывается по меню:

Система -> Файлы

Каталог строится как дерево папок с вложенными файлами.

2. Что видно на основном экране

На экране каталога видно:

• папки текущего уровня
• файлы текущего каталога
• кнопку добавления новых элементов

Если внутри папки пока ничего нет, Omnis показывает сообщение Каталог пустой.

Папки

Папки показываются плитками с иконкой папки и названием.

Нажатие на папку открывает ее содержимое.

Файлы

Файлы показываются плитками с:

• названием
• обозначением расширения
• иконкой файла

Нажатие на файл запускает скачивание.

3. Кнопка добавления

В нижней части экрана находится зеленая кнопка добавления.

Через нее доступны два основных действия:

• создать папку
• загрузить файл

Создать папку

Открывает окно ввода имени нового каталога.

Новая папка создается внутри текущей открытой папки.

Загрузить файл

Открывает выбор файла с устройства.

После выбора Omnis загружает его в текущий открытый каталог.

4. Работа с папками

Открытие папки

Нажмите на папку, чтобы перейти внутрь.

Создание папки

Новая папка создается внутри текущего каталога.

Это удобно, если компании нужна более точная структура, например:

• отдельные подпапки по поставщикам
• отдельные подпапки по договорам
• отдельные подпапки по отдельным заказам или проектам

Переименование пользовательской папки

Для обычной пользовательской папки доступно действие Переименовать.

Это удобно, если каталог создавался временно и потом его нужно привести к понятному рабочему виду.

Удаление пользовательской папки

Для пользовательской папки доступно действие Удалить.

Важно: при удалении папки удаляется не только сам каталог, но и все вложенные файлы и подпапки внутри него.

Системные папки

Для системных папок контекстное меню удаления и переименования не показывается.

Это нормальное поведение.

5. Работа с файлами

Что происходит при клике по файлу

Файл скачивается.

Это основной сценарий просмотра содержимого в разделе Файлы.

Как понять тип файла

В плитке файла Omnis показывает обозначение расширения.

Это помогает быстро отличать, например:

• PDF
• DOC
• XLS
• ZIP
• другие типы вложений

Переименование файла

Для файла доступно действие Переименовать.

Это особенно полезно, если документ был загружен с длинным техническим именем.

Удаление файла

Для файла доступно действие Удалить.

Это действие рассчитано на владельца компании.

6. Как файлы попадают в этот раздел

Файлы могут попадать в каталог разными путями.

Самые частые сценарии:

• ручная загрузка прямо из раздела Файлы
• добавление файлов к товарам
• работа с поставщиками и сопроводительными документами
• загрузка файлов по заказам и другим внутренним процессам

Поэтому раздел Файлы лучше воспринимать как центральное хранилище документов компании.

7. Чем Файлы отличаются от Медиа

Это два разных раздела с похожей логикой каталогов, но разным назначением.

Файлы:

• больше про документы и рабочие вложения
• по клику обычно сразу скачивает файл

Медиа:

• больше про изображения
• по клику открывает галерею

Если сотрудник путает эти разделы, это обычно приводит к самому частому вопросу: почему картинка не открывается в галерее или почему документ не находится среди медиа.

8. Практический рекомендуемый порядок работы

Если компания хочет держать файловое хранилище в порядке, удобный порядок обычно такой:

1. Перед загрузкой открыть правильную папку.
2. Загружать файл сразу в нужный каталог.
3. Переименовывать важные документы в понятный вид.
4. При необходимости создавать дополнительные подпапки.
5. Не удалять системные папки.
6. Периодически пересматривать старые каталоги и лишние документы.

9. Типичные ошибки при работе с разделом

Самые частые ошибки здесь такие:

• загружают файл не в ту папку
• ищут документ в разделе Медиа
• пытаются открыть файл как картинку, хотя он должен скачиваться
• удаляют каталог, не проверив, что внутри еще есть нужные документы
• создают слишком сложную структуру папок без единого правила
• оставляют важные документы с непонятными техническими именами

Поэтому раздел Файлы лучше вести как упорядоченное внутреннее хранилище рабочих документов компании.