Раздел Заявки на поставку

Что это за раздел

Раздел Заявки на поставку в Omnis нужен для оформления закупки товара у поставщика, фиксации состава поставки, расчета себестоимости и последующего появления реальных остатков на складе.

Это не просто список документов закупки. Здесь связываются между собой:

  • поставщик
  • склад
  • товары и их закупочная цена
  • накладные расходы
  • себестоимость
  • заказ покупателя, если поставка делается под него
  • остатки на складе
  • финансовые операции по расходу

Связанные документы по этому разделу:

Релевантные разделы

  • Склады - если нужно понять, как склад участвует в приемке.
  • Заказы - если товар докупают под уже существующий заказ.
  • Анализ остатков - если нужно проверить, как приход отразился на складе.
  • Финансовый учет - если нужно разобрать расходную операцию.

Как пользоваться комплектом документов

Если нужен полный обзор раздела и описание интерфейса, начинайте с этого документа.

Если нужен быстрый ответ на типовой вопрос, открывайте:

Если нужен готовый рабочий маршрут в формате что делать шаг за шагом, открывайте:

Если нужно быстро разобрать проблему или блокировку, открывайте:

Раздел Заявки на поставку тесно связан:

  • с поставщиками, потому что закупка всегда оформляется у конкретного поставщика
  • со складом, потому что при завершении поставки остатки создаются на выбранном складе
  • с товарами, потому что именно здесь определяется закупочная цена и итоговая себестоимость партии
  • с финансовым учетом, потому что при завершении поставки может создаваться расходная операция
  • с заказами, потому что часть поставок оформляется под конкретный заказ покупателя
Список заявок на поставку в Omnis
На скриншоте: основной экран раздела Заявки на поставку со строкой поиска, списком поставок и кнопкой Создать.

Кто работает с разделом

Владелец компании

Обычно использует раздел для контроля закупок, этапов поставок, влияния поставок на остатки и финансовую нагрузку.

Менеджер

Основной пользователь раздела. Обычно:

  • создает заявку на поставку
  • указывает склад и поставщика
  • добавляет состав поставки
  • проверяет закупочные цены
  • добавляет накладные расходы
  • проводит поставку по этапам
  • контролирует связь поставки с заказом покупателя

Бухгалтер

Обычно использует раздел как источник данных по расходам, отложенному платежу и связанным финансовым операциям.

Кладовщик

Может участвовать в фактической приемке и проверке прихода, но сам раздел в текущем интерфейсе в первую очередь рассчитан на владельца и менеджера.

Что важно понимать до начала работы

Заявка на поставку проходит жизненный цикл.

Сначала это только рабочий документ с составом и расчетами. Но после завершения поставки документ начинает влиять на реальные данные системы:

  • создаются складские остатки
  • товар становится доступнее для дальнейшей работы
  • может создаться финансовый расход
  • если поставка сделана под заказ, система пересчитывает связанную складскую картину по этому заказу

Также важно:

  • поле Статус в карточке не предназначено для ручного выбора всех этапов жизненного цикла
  • вручную в статусе доступны только ранние состояния вроде Ожидает и В пути
  • этапы Получена, Подтверждена и Завершена проводятся через отдельные кнопки действий
  • после перехода в процессные статусы обычное редактирование и удаление в интерфейсе блокируются

1. Список заявок на поставку

Раздел открывается по меню:

Поступления -> Заявки на поставку

Это основной каталог всех поставок компании.

Что видно в верхней части экрана

Вверху находятся:

  • строка быстрого поиска

Отдельного фильтра в текущем интерфейсе нет. Основной инструмент отбора здесь - быстрый поиск.

Быстрый поиск

Поиск работает в первую очередь по:

  • коду поставки
  • описанию

Это значит, что быстрее всего нужную поставку можно найти:

  • по номеру поставки
  • по фразе из описания

Что видно в строке поставки

В строке поставки обычно показываются:

  • номер поставки
  • склад
  • поставщик
  • описание, если оно заполнено
  • дата создания
  • текущий статус

Что означают статусы в списке

В системе используются такие основные статусы поставки:

  • Ожидает
  • В пути
  • Получена
  • Подтверждена
  • Завершена
  • Отменена

Практически это читается так:

  • Ожидает - заявка создана, но еще не дошла до приемки
  • В пути - поставка уже едет, но еще не принята
  • Получена - поставка физически получена
  • Подтверждена - данные по поставке подтверждены
  • Завершена - остатки уже созданы и поставка полностью учтена
  • Отменена - поставка аннулирована

Создание поставки из списка

Внизу справа в обычном режиме есть:

  • кнопка Создать
  • дополнительное меню по кнопке с тремя точками

Через Создать оформляется обычная поставка с нуля.

Через пункт Для заказа создается поставка на основании уже существующего заказа покупателя.

Создание поставки для заказа
На скриншоте: кнопка создания поставки для заказа.

2. Карточка поставки

Карточка поставки состоит из двух вкладок:

  • Основные данные
  • Состав поставки

Ниже вкладок всегда виден итоговый блок со стоимостью поставки и действиями.

Верхняя панель вкладок

Переключение по вкладкам используется для того, чтобы сотрудник отдельно работал:

  • с общей информацией по поставке
  • с товарным составом

Итоговый блок под вкладками

Под вкладками система показывает:

  • Стоимость поставки
  • флаг Авто-расчет себестоимости, если есть накладные расходы
  • предупреждение, если при ручном распределении дополнительных расходов не получилось ровно 100%

Это важный контрольный блок перед сохранением и перед завершением поставки.

Карточка поставки с вкладками
На скриншоте: карточка поставки с вкладками Основные данные и Состав поставки, а также нижним блоком итоговой стоимости.

3. Вкладка Основные данные

На этой вкладке собраны поля по самой поставке.

Какие поля здесь есть

В текущем интерфейсе здесь используются:

  • Дата приемки
  • Дата подтверждения
  • Дата создания
  • Принял
  • Оприходовал
  • Создал
  • Склад
  • Поставщик
  • Статус
  • Заказ
  • Документы
  • флаг Отложенный платеж
  • блок Накладные расходы
  • Описание

Что из этого заполняет сотрудник вручную

Вручную менеджер обычно задает:

  • склад
  • поставщика
  • ранний статус, если это нужно
  • заказ, если поставка привязана к заказу покупателя
  • документы
  • флаг Отложенный платеж
  • накладные расходы
  • описание

Что система заполняет сама

Система сама заполняет или обновляет:

  • дату создания
  • дату приемки
  • дату подтверждения
  • кто создал
  • кто принял
  • кто оприходовал

Эти данные появляются по мере работы с поставкой и зависят от нажатых действий.

Поле Склад

Это один из главных полей карточки.

Без склада поставку нельзя корректно провести дальше по процессу.

Именно на этот склад будут заведены остатки после завершения поставки.

Поле Поставщик

Поставщик обязателен для нормальной работы процесса.

Без поставщика система не даст провести поставку по основным процессным действиям.

Поле Статус

Поле статуса не нужно воспринимать как свободный ручной переключатель всех этапов.

В текущей логике:

  • вручную используются только ранние состояния
  • процессные этапы проводятся отдельными кнопками действий

То есть статусы Получена, Подтверждена и Завершена ставятся не обычным выбором в поле, а через рабочие действия внизу карточки.

Поле Заказ

Если поставка связана с конкретным заказом покупателя, здесь можно увидеть или выбрать этот заказ.

Такой сценарий полезен, когда закупка делается не просто на склад, а под закрытие нехватки в конкретном заказе.

Поле Документы

Здесь можно прикладывать файлы по поставке:

  • счет
  • накладную
  • сопроводительные документы
  • любые внутренние документы по закупке

Флаг Отложенный платеж

Это один из самых важных практических флагов раздела.

Если он включен, то при завершении поставки система не создает автоматическую финансовую операцию расхода.

Практически это означает:

  • товар уже можно оприходовать
  • сама закупка уже может быть проведена по складу
  • но автоматическую расходную финансовую операцию система не создаст
  • менеджер потом оформит эту расходную операцию вручную отдельно

Важно: этот флаг влияет именно на финансовую часть.

Он не мешает:

  • получить поставку
  • принять поставку
  • завершить поставку
  • завести остатки на склад

Блок Накладные расходы

В этом блоке добавляются дополнительные расходы по поставке.

Например:

  • доставка
  • упаковка
  • погрузка и разгрузка
  • прочие сопутствующие затраты

Эти суммы участвуют в расчете итоговой себестоимости.

4. Вкладка Состав поставки

На этой вкладке формируется товарный состав заявки.

Что здесь делает менеджер

Менеджер:

  • добавляет товары
  • указывает закупочную цену за единицу
  • указывает количество
  • при необходимости вручную распределяет долю дополнительных расходов

Какие поля есть у каждой строки

Для каждой строки поставки обычно видны:

  • товар
  • Цена
  • Количество
  • при ручном режиме - Доп. себестоимость %
  • расчетная итоговая себестоимость строки

Что означает Цена

Это закупочная цена за единицу товара по данной поставке до распределения дополнительных расходов.

Что означает Количество

Это количество товара, которое реально приходит по данной строке поставки.

Что означает Доп. себестоимость %

Это доля накладных расходов, которая ложится на конкретную товарную строку.

Поле используется только если автоматический расчет дополнительных расходов отключен.

Состав поставки
На скриншоте: вкладка Состав поставки с товарами, ценой закупки, количеством и расчетом дополнительной себестоимости.

Как связаны Цена, Количество и будущий остаток на складе

По каждой строке поставки система после завершения создает один отдельный складской остаток.

В этот остаток попадает:

  • количество из строки поставки
  • итоговая себестоимость за единицу, рассчитанная системой по этой строке
  • ссылка на саму поставку
  • ссылка на конкретную строку поставки

Что показывает итог в самой строке

Во вкладке Состав поставки подпись Себестоимость под строкой показывает итог строки после добавления ее доли накладных расходов.

Для пользователя это важно различать так:

  • в строке вы видите итог по строке
  • в складском остатке после завершения хранится себестоимость за единицу

Как система считает себестоимость единицы остатка

После завершения поставки система берет:

  • цену из строки
  • долю накладных расходов по этой строке

а затем делит результат на количество.

В упрощенном виде это выглядит так:

себестоимость единицы остатка = (цена строки + доля накладных расходов по строке) / количество

Пример с сахаром

Допустим, в поставке одна строка:

  • товар: сахар
  • цена: 100 ₽
  • количество: 100 кг
  • доля накладных расходов по этой строке: 1 000 ₽

Тогда система рассчитает так:

  • сумма строки для расчета остатка: 100 + 1 000 = 1 100 ₽
  • себестоимость единицы остатка: 1 100 / 100 = 11 ₽

После завершения поставки на складе появится:

  • один остаток по сахару
  • количество остатка: 100 кг
  • себестоимость остатка за единицу: 11 ₽ за 1 кг

Если в поставке несколько строк, по каждой строке создается свой отдельный остаток.

5. Автоматический и ручной расчет себестоимости

Если по поставке нет накладных расходов, дополнительное распределение не требуется.

Если накладные расходы есть, появляются два режима.

Автоматический расчет

Если включен Авто-расчет себестоимости, система сама распределяет накладные расходы между строками поставки.

В текущей логике распределение идет пропорционально ценовому весу строк.

Практически это значит:

  • чем больше вклад строки в общую стоимость поставки
  • тем большая часть дополнительных расходов на нее распределится

Ручное распределение

Если автоматический расчет отключить, сотрудник сам задает процент дополнительных расходов по каждой строке.

В таком режиме важно:

  • суммарно распределить ровно 100%
  • не оставлять недораспределенный остаток
  • не превышать 100%

Если сумма процентов отличается от 100%, система показывает предупреждение и не даст корректно сохранить рабочий итог как готовый расчет.

6. Действия по жизненному циклу поставки

Внизу карточки, помимо обычных Сохранить и Удалить, доступны процессные действия.

Набор действий зависит от текущего статуса поставки.

Получить

Это первый процессный шаг.

После него:

  • поставка переводится в статус Получена
  • фиксируется дата приемки
  • записывается сотрудник, который принял поставку

Принять

Это следующий шаг после Получить.

После него:

  • поставка переводится в статус Подтверждена
  • фиксируется дата подтверждения
  • записывается сотрудник, который оприходовал поставку

Завершить

Это главный шаг, после которого поставка начинает влиять на реальные остатки и финансы.

При завершении:

  • создаются складские остатки по каждой строке поставки
  • рассчитывается итоговая себестоимость строки с учетом распределенных дополнительных расходов
  • при необходимости создается финансовая расходная операция
  • если поставка связана с заказом, система пересчитывает связанную складскую картину по этому заказу
  • статус переводится в Завершена

Отменить

Это обычная отмена поставки, пока она еще не завершена окончательно.

После нее поставка получает статус Отменена.

Отменить все действия

Это специальный откат уже завершенной поставки.

Он доступен только для поставки в статусе Завершена.

Если откат разрешен, система:

  • удаляет созданные остатки по этой поставке
  • удаляет связанные финансовые операции по поставке
  • возвращает статус поставки обратно в Ожидает

Но откат возможен не всегда. Если остатки уже были зарезервированы, частично использованы или проданы, система не даст выполнить это действие.

Печать

Кнопка Печать формирует печатную форму поставки.

Это удобно для:

  • внутреннего учета
  • сверки состава поставки
  • приложений к бумажным документам

7. Поставка под конкретный заказ

В списке поставок есть отдельное действие Для заказа.

Этот сценарий нужен, когда товар надо докупить под уже существующий заказ покупателя.

Что система подставляет автоматически

При создании поставки для заказа система:

  • привязывает сам заказ
  • подставляет склад из заказа
  • формирует описание с номером заказа
  • добавляет в состав только те товары, по которым действительно не хватает поставки
  • подставляет ориентировочные цены, если они известны из текущих данных

Что все равно нужно проверить вручную

После автоматического заполнения менеджер должен обязательно проверить:

  • поставщика
  • закупочные цены
  • количество
  • накладные расходы

Система специально предупреждает, что цены в такой заявке являются ориентировочными и их нужно перепроверить перед оформлением.

8. Что именно происходит при завершении поставки

Это самый важный бизнесовый момент раздела.

При завершении поставки система по каждой строке:

  • берет количество
  • берет закупочную цену
  • учитывает долю накладных расходов по этой строке
  • рассчитывает итоговую себестоимость за единицу
  • создает один складской остаток под эту строку поставки

Это означает, что каждая строка поставки превращается в один отдельный остаток:

  • со своим количеством
  • со своей себестоимостью за единицу
  • со своей связью с поставкой
  • со своей связью с конкретной строкой состава

Если по поставке не включен Отложенный платеж, дополнительно создается расходная операция финансового учета.

Если Отложенный платеж включен:

  • остатки на складе все равно создаются
  • поставка все равно переводится в Завершена
  • но финансовую операцию система автоматически не создает
  • менеджер оформляет ее вручную позже

Именно поэтому перед Завершить особенно важно еще раз проверить:

  • склад
  • поставщика
  • товары
  • цены
  • количество
  • расходы

9. Ограничения и важные правила

Что система не позволит

  • провести поставку без склада
  • провести поставку без поставщика
  • провести поставку без нормальной ценовой базы
  • вручную сохранить процессные статусы как обычное поле
  • редактировать уже завершенную поставку как обычный черновик
  • откатить завершенную поставку, если связанные остатки уже ушли дальше в работу

Что лучше делать на практике

  • сначала аккуратно собрать состав и расходы
  • потом пройти этапы по порядку
  • не торопиться с Завершить, пока не проверены цены и количество
  • использовать Отложенный платеж, если фактическая оплата поставщику будет позже