FAQ по разделу Поставщики

Как пользоваться этим документом

Этот документ нужен, когда не требуется читать полный обзор раздела, а нужен быстрый ответ на конкретный вопрос.

Если нужен полный разбор интерфейса, откройте:

Если нужен пошаговый рабочий маршрут, откройте:

Если нужно быстро разобрать проблему, откройте:

Общие вопросы

Для чего нужен раздел Поставщики

Раздел нужен для двух задач одновременно:

  • вести карточки самих поставщиков как контрагентов
  • вести каталог позиций каждого поставщика с ценами, сроками и связью с товарами компании

Кто обычно работает в этом разделе

Чаще всего:

  • владелец компании
  • менеджер
  • бухгалтер, если ему нужны реквизиты

Закупочная часть работы в текущей модели обычно тоже лежит на менеджере.

Чем поставщик отличается от товара

Поставщик - это контрагент, у которого компания закупает товары или услуги.

Товар - это то, что компания продает или использует в работе.

Один поставщик может иметь много товарных позиций, а один товар компании может быть связан с одной или несколькими позициями поставщиков.

Чем карточка поставщика отличается от каталога поставщика

Карточка поставщика - это данные о самом поставщике:

  • наименование
  • реквизиты
  • контакты
  • банковские данные
  • рабочие настройки

Каталог поставщика - это список товарных позиций этого поставщика:

  • закупочные цены
  • сроки поставки
  • наличие
  • связь с товарами компании

Создание и заполнение карточки

Как создать нового поставщика

  1. Откройте Поступления -> Поставщики.
  2. Нажмите Создать.
  3. Заполните хотя бы Наименование.
  4. При необходимости заполните код вручную или оставьте его пустым.
  5. Заполните остальные нужные данные.
  6. Нажмите Сохранить.

Что обязательно заполнить, чтобы сохранить карточку

Для самого сохранения системе в первую очередь нужно Наименование.

Но для нормальной рабочей карточки поставщика этого обычно мало. Если поставщик реально участвует в закупках и документах, лучше сразу заполнить:

  • контакты
  • реквизиты
  • банковские данные

Нужно ли заполнять Код вручную

Не обязательно.

Если код не заполнить, система сформирует его сама на основе названия поставщика.

Что такое M-Код

Это служебный код для синхронизации каталога поставщика.

Если его нет, карточка поставщика остается обычной рабочей карточкой без встроенного запуска синхронизации.

Когда использовать Активирован, а когда удаление

Если поставщик временно не нужен, почти всегда лучше снять активность, а не удалять карточку.

Удаление разумно только для лишних или ошибочно созданных карточек, которые не нужны в рабочей базе.

Сроки поставки и логистика

Зачем нужен Средний срок поставки

Это общий ориентир по поставщику.

Он используется, когда у конкретной позиции поставщика нет собственного срока поставки.

Зачем нужен Транспортный лаг

Это дополнительное время на доставку от поставщика до вашей стороны.

Система прибавляет его к сроку поставки, а не показывает отдельно как независимый срок.

Какой срок система считает основным

Приоритет обычно такой:

  1. Срок у конкретной позиции поставщика.
  2. Если его нет, срок из карточки поставщика.
  3. Затем сверху добавляется транспортный лаг.

Почему важно не ошибиться с этими полями

Потому что от них зависит, какие ожидания по срокам будут видеть сотрудники при работе с товарами и связанными процессами.

Синхронизация каталога

Когда в карточке появляется блок синхронизации

Когда у поставщика заполнен M-Код.

Что делает кнопка Запустить

Она запускает обновление каталога поставщика.

После запуска система:

  • получает новые данные
  • обновляет существующие позиции
  • создает новые позиции
  • сохраняет дату синхронизации
  • формирует отчет

Обязательно ли загружать файл каталога

Не всегда.

Это зависит от того, как именно в вашей компании настроено обновление каталога поставщика. В одних случаях достаточно настроенного кода поставщика, в других используется файл каталога.

Кто видит уведомление о запуске синхронизации

Владельцы компании и менеджеры.

Каталог товаров поставщика

Как открыть товары конкретного поставщика

В каталоге поставщиков нажмите В каталог у нужной строки.

Как найти позицию внутри каталога поставщика

Быстрее всего искать по одному из таких признаков:

  • наименование
  • внутренний ID
  • ID у поставщика
  • Внеш. ID у поставщика
  • производитель

Что такое ID у поставщика

Это идентификатор позиции в системе самого поставщика.

Что такое Внеш. ID у поставщика

Это идентификатор следующего звена в цепочке поставки.

Обычно это нужно понимать так:

  • ваш поставщик сам купил товар у завода, производителя или другого поставщика
  • у этой внешней позиции есть свой артикул, SKU или другой идентификатор
  • именно он и может храниться в поле Внеш. ID у поставщика

То есть это не обязательно второй внутренний код самого поставщика. Чаще это ссылка на исходный товар выше по цепочке закупки.

Можно ли заводить позицию поставщика вручную

Да. Внутри каталога конкретного поставщика можно создать позицию вручную.

Что означает Связанный товар

Это товарная карточка вашей компании, к которой привязывается позиция поставщика.

Такая связь помогает держать закупочные данные рядом с основным товаром.

Что означает Наличие в ассортименте поставщика

Это признак того, что позиция остается актуальной в ассортименте поставщика.

Если позиция исторически существует в базе, но больше не должна считаться актуальной, этот признак можно снять.

Нужно ли вручную заполнять JSON-данные поставщика

Обычно нет.

Это поле больше относится к структурированным данным, чем к обычному ежедневному ручному заполнению.

Работа с актуальностью и дублями

Что делать, если поставщик временно больше не используется

Откройте карточку и снимите активность.

Это безопаснее, чем удаление, если карточка уже использовалась в реальной работе.

Что делать, если случайно создали дубль поставщика

Нужно определить, какая карточка будет основной, и дальше оставить только одну рабочую карточку.

Обычно:

  • основную карточку приводят в порядок
  • лишнюю карточку, если она еще не использовалась, удаляют
  • если лишняя карточка уже светилась в процессах, ее безопаснее деактивировать и больше не использовать

Можно ли редактировать поставщика после сохранения

Да, но некоторые служебные поля после сохранения могут стать недоступны для редактирования прямо из формы.

Права доступа

Кто видит раздел Поставщики

В текущей логике раздел рассчитан прежде всего на:

  • владельца компании
  • менеджера

Если сотрудник не относится к этим ролям, раздел может быть ему недоступен.