Статусы заказов
Статусы заказов - это справочник состояний, через которые проходит заказ в работе. Этот раздел отвечает именно за сами статусы: их названия, описание, изображение и состав доступного набора статусов компании.
Важно различать два соседних понятия:
- Статусы заказов - это список самих статусов
- Политики статусов заказов - это правила переходов между ними
Для кого и когда нужен этот документ
Этот документ нужен как основная инструкция по разделу Статусы заказов. Здесь собраны:
- назначение раздела
- различие между справочником статусов и политиками переходов
- описание списка и карточки статуса
- ограничения по изменению и видимости статусов
Связанные документы по разделу:
Открывайте этот документ, если нужно:
- понять, что именно хранится в этом справочнике
- разобраться, когда надо создавать новый статус
- объяснить сотруднику, почему раздел статусов и политики статусов - это не одно и то же
Если нужен быстрый ответ на конкретный вопрос, открывайте:
Если нужен готовый рабочий маршрут, открывайте:
Если нужно разобрать проблему или спорную ситуацию, открывайте:
1. Для чего нужен этот раздел
Раздел нужен для ведения набора самих статусов заказов.
Именно здесь компания работает с такими вещами, как:
- название статуса
- описание статуса
- изображение статуса
- собственные дополнительные статусы компании
Если говорить просто, этот раздел отвечает на вопрос:
- какие статусы вообще существуют в работе компании
2. Чем этот раздел отличается от политик статусов
Это главное различие, которое нужно понять сразу.
Статусы заказов отвечают на вопрос:
- какие статусы есть в компании
Политики статусов заказов отвечают на вопросы:
- из какого статуса в какой можно перейти
- какие статусы стартовые
- какой маршрут заказ проходит в работе
То есть:
- справочник статусов - это набор состояний
- политики статусов - это маршрут движения между ними
Создать новый статус в справочнике недостаточно. Если он должен реально участвовать в рабочем процессе, его потом нужно учесть и в политиках статусов.
3. Как устроен список статусов
В списке обычно видны:
- изображение статуса
- название
- краткое описание
Верхняя панель содержит:
- Быстрый поиск
- кнопку Создать
Быстрый поиск помогает быстро найти нужный статус по названию.
4. Почему не все статусы видны одинаково
В Omnis один и тот же сотрудник не всегда видит полный набор статусов в любом месте интерфейса.
Есть два типовых случая.
Первый случай:
- открыт сам справочник статусов как отдельный раздел
Тогда список может зависеть от того, какие статусы реально используются в текущей схеме компании и какие статусы показываются роли сотрудника.
Второй случай:
- статусы открываются прямо из заказа
Тогда сотрудник видит не весь справочник, а только те статусы, в которые можно перевести заказ на текущем шаге.
Из-за этого один и тот же сотрудник может видеть:
- в справочнике один набор
- в конкретном заказе другой набор
Это нормальное поведение.
5. Как устроена карточка статуса
Основные поля карточки:
- ID
- Код
- Наименование
- Описание
- Изображение
Практический смысл полей:
- Наименование - как статус будет называться для сотрудников
- Описание - краткое пояснение смысла статуса
- Изображение - дополнительная визуальная метка
- Код - служебный идентификатор записи
6. Системные и собственные статусы компании
В Omnis уже есть базовые статусы, которые нужны для типовой работы с заказами.
Кроме них компания может добавлять и свои статусы, если в процессе действительно есть отдельный рабочий этап, который нужно видеть отдельно.
Важно помнить:
- базовые статусы служат опорой для нормальной работы заказов
- собственные статусы стоит добавлять только тогда, когда они действительно помогают процессу
Если создавать слишком много статусов без необходимости, сотрудникам становится сложнее:
- переводить заказ по этапам
- фильтровать заказы
- читать отчеты
- понимать, что именно делать на каждом этапе
7. Почему разные роли могут видеть разные статусы
Некоторые роли работают только со своей частью процесса.
Например:
- исполнитель видит статусы, связанные со своей рабочей частью
- кладовщик видит статусы, связанные со сборкой и выдачей
- курьер видит статусы, связанные с доставкой
Из-за этого справочник может показываться по-разному для разных сотрудников. Это сделано для того, чтобы сотрудник не отвлекался на чужие этапы процесса.
8. Где статусы используются дальше
Статусы нужны не только внутри справочника. Они участвуют в ежедневной работе:
- в карточке заказа
- в списке заказов и фильтрах
- в отчетах по заказам
- в логике допустимых переходов
Поэтому этот раздел нельзя воспринимать как декоративный список. Он влияет на реальную организацию работы компании.
9. Какие статусы влияют на резервы заказа
Часть базовых статусов связана не только с отображением этапа, но и со складской логикой заказа.
Новый
Заказ только создан. Система может держать мягкое удержание по позициям, но это еще не полноценный физический резерв под конкретную партию.
Ожидает сборки, В сборке, Готов к выдаче
Складские статусы. Они используются, когда заказ переходит к комплектации, и позволяют системе закрепить доступные остатки за заказом жестким (HARD) резервом.
Готов к отправке, В пути, Передан клиенту
Логистические статусы. Товар уже должен быть закреплен за заказом, потому что он готовится к передаче или находится в доставке.
Передан исполнителю, В работе, Работы завершены
Исполнительские статусы. Если в заказе есть товарные позиции, они также могут участвовать в жестком (HARD) резервировании, чтобы товары не ушли в другие заказы.
Завершен
Статус фиксирует, что операционная часть уже выполнена. К этому моменту резервы должны быть готовы. Если заказ все еще ожидает резерва, система не даст поставить этот статус.
Закрыт
Финальная точка. При закрытии система списывает зарезервированные остатки и фиксирует учетный результат. Это не статус для первичного резервирования.
Отменен
Освобождает резервы заказа, потому что исполнение прекращается.
Если компания добавляет собственный статус, он не становится новым системным типом резерва сам по себе. Для складского маршрута обычно достаточно включить в политику переходов базовые статусы Ожидает сборки, В сборке, Готов к выдаче, Готов к отправке, В пути или Передан клиенту в зависимости от процесса компании.
10. Когда стоит создавать новый статус
Новый статус стоит заводить, если:
- в компании действительно есть отдельный рабочий этап
- этот этап важно видеть в заказах
- сотрудники должны явно отличать его от соседних этапов
- этот этап нужен для отчетности или контроля
Не стоит создавать новый статус, если:
- это просто другое словесное название уже существующего этапа
- новый статус не меняет действия сотрудников
- различие важно только в редком частном случае
11. Как не перегрузить работу статусами
Полезно придерживаться простых правил:
- каждый статус должен означать отдельный понятный этап
- сотрудник должен понимать, что именно делать в этом статусе
- соседние статусы не должны дублировать друг друга по смыслу
Чем проще и логичнее набор статусов, тем легче:
- обучать новых сотрудников
- контролировать движение заказов
- строить понятные отчеты
- поддерживать порядок в ежедневной работе
12. Что делать после создания нового статуса
После создания статуса работа обычно не заканчивается.
Если статус должен реально участвовать в процессе, дальше нужно:
- проверить его название и описание
- убедиться, что он действительно нужен компании
- открыть политики статусов заказов
- добавить этот статус в нужный маршрут переходов
- проверить работу статуса в реальном заказе
Без этого новый статус может остаться просто записью в справочнике и не стать частью рабочего маршрута.