Пошаговые сценарии по разделу Заказы

Для чего нужен этот документ

Этот документ нужен для практической работы. В отличие от общей инструкции и FAQ, здесь собраны именно типовые сценарии в формате:

• когда использовать сценарий
• какие шаги выполнить
• на что обратить внимание
• чем завершить процесс

Связанные документы по разделу:

• Общая инструкция по заказам
• FAQ
• Проблемы и решения

Открывайте этот документ, если нужно:

• быстро провести сотрудника по рабочему сценарию шаг за шагом
• понять рекомендуемый порядок действий без долгого чтения теории
• использовать готовый маршрут для обучения менеджера, склада или бухгалтера

Если нужен общий обзор интерфейса и всех блоков заказа, вернитесь к:

• Общая инструкция по заказам

Если нужен короткий ответ на точечный вопрос, открывайте:

• FAQ

Если вместо сценария нужно разобрать проблему, открывайте:

• Проблемы и решения

1. Как создать новый заказ вручную с нуля

Используйте этот сценарий, если заказ не пришел автоматически из клиентского приложения, а был принят:

• по телефону
• в переписке
• лично от клиента
• из внешнего канала продаж

Шаги

1. Откройте Продажи -> Заказы.
2. Создайте новый заказ.
3. В блоке Основные данные выберите стартовый статус.
4. Укажите Источник, чтобы потом заказ корректно попадал в аналитику.
5. Назначьте Менеджера и, если уже понятно, других ответственных.
6. Заполните блок Данные клиента.
7. Перейдите в Содержимое заказа и добавьте товары или услуги.
8. В правой части карточки выберите Тип цен.
9. Если заказ будет собираться со склада, выберите Склад отгрузки.
10. Проверьте стоимость, статус оплаты и укомплектованность.
11. При необходимости оставьте комментарий для следующего сотрудника.
12. Нажмите Сохранить.

Что проверить перед сохранением

• у заказа есть понятный статус
• указан клиент или хотя бы его основные контакты
• в заказ добавлены позиции
• выбран тип цен
• по возможности уже выбран склад отгрузки

Результат

После сохранения заказ получает код, становится полноценной записью системы и может участвовать в дальнейшей работе:

• в статусах
• в оплате
• в комментариях
• в резервировании
• в возвратах

2. Как быстро завести заказ для уже известного клиента

Используйте этот сценарий, если клиент уже раньше заказывал у компании и вы хотите не создавать лишний дубль.

Шаги

1. Создайте новый заказ.
2. Сразу заполните телефон и e-mail клиента.
3. Проверьте, показывает ли система прошлые заказы этого клиента.
4. Сверьте ФИО, телефон, e-mail и адрес.
5. Если это тот же человек, используйте его данные последовательно и без новых вариантов написания.
6. Добавьте состав заказа.
7. Назначьте ответственных.
8. Сохраните заказ.

На что обратить внимание

• не создавайте нового клиента только из-за другой мелкой формы записи имени
• если получатель другой, используйте дополнительные контактные поля
• если заказ идет на организацию, сразу заполните ИНН и Название организации

Результат

История клиента остается чище, а менеджеру проще видеть прошлые заказы и работать без дублей.

3. Как оформить заказ на товар и услугу одновременно

Этот сценарий нужен, если в одном заказе есть:

• товарные позиции
• работа исполнителя
• монтаж
• доставка или сопутствующая услуга

Шаги

1. Создайте или откройте заказ.
2. В Содержимом заказа добавьте товарные позиции.
3. Добавьте позицию-услугу.
4. Если нужно разделить логику исполнения, создайте отдельные списки товаров.
5. В Основных данных назначьте Исполнителя.
6. Заполните Начало выполнения и Конец выполнения.
7. Проверьте тип цен и итоговую стоимость.
8. Если товарная часть идет со склада, выберите Склад отгрузки.
9. Сохраните заказ.

Практический совет

Если товар и услуга должны исполняться разными сотрудниками или в разные этапы, лучше заранее разделить позиции на разные списки внутри заказа. Так проще:

• печатать
• передавать заказ
• контролировать состав

Результат

Один заказ остается общей бизнес-сущностью, но внутри него уже понятно, где товарная часть, а где сервисная.

4. Как добавить товары, комплекты и отдельные списки внутри заказа

Этот сценарий нужен, когда заказ уже создан, но нужно аккуратно собрать его состав.

Вариант 1. Добавить один или несколько товаров

1. Откройте заказ.
2. В блоке Содержимое заказа откройте меню активного списка.
3. Выберите Добавить товар.
4. Найдите нужную позицию.
5. Добавьте товар в заказ.
6. При необходимости измените количество.

Вариант 2. Добавить готовый комплект

1. Откройте меню списка.
2. Выберите Применить комплект.
3. Выберите нужный комплект.
4. Проверьте подтянувшиеся позиции.
5. Уточните количество и порядок строк, если это нужно.

Вариант 3. Создать отдельный список

1. Откройте меню списка.
2. Выберите Создать новый список.
3. Введите понятное название списка.
4. Добавьте в него товары или комплект.

Когда лучше создавать отдельный список

• отдельная поставка
• отдельный этап сборки
• отдельная услуга
• отдельная печатная форма
• особая часть крупного заказа

Что проверить после изменения состава

• корректно ли количество по каждой строке
• не появился ли Недостаток
• не изменилась ли итоговая сумма
• не требуется ли актуализация цен

5. Как подготовить заказ по ценам и суммам

Этот сценарий нужен, когда состав уже есть, и теперь надо привести в порядок финансовую часть.

Шаги

1. Откройте заказ.
2. В правой колонке выберите Тип цен.
3. Проверьте, как изменились цены по строкам, стоимость заказа и маржинальность.
4. Если заказ создан давно или цены менялись, выполните актуализацию.
5. Решите, что нужно актуализировать: только активный список или весь заказ.
6. Снова проверьте итоговую стоимость.
7. Сохраните изменения.

Когда актуализировать только активный список

• изменялась только часть заказа
• вы не хотите трогать весь состав
• заказ ведется этапами

Когда актуализировать весь заказ

• нужно провести полную финансовую сверку
• перед закрытием заказа
• после существенных изменений в каталоге цен

Результат

У заказа появляется актуальная и понятная финансовая картина, на которую уже можно опираться бухгалтеру и менеджеру.

6. Как выбрать склад отгрузки и проверить готовность заказа к сборке

Этот сценарий нужен, если заказ реально должен исполняться через склад.

Шаги

1. Откройте заказ.
2. В правой части карточки найдите поле Склад отгрузки.
3. Выберите склад, с которого заказ должен быть исполнен.
4. Вернитесь к строкам товаров и проверьте по каждой позиции В наличии, Доступно на текущем складе, Недостаток и Зарезервировано в заказе.
5. Если какая-то строка вызывает вопрос, откройте по ней Склады и резервы и при необходимости проверьте анализ остатков.
6. Оцените, хватает ли текущих остатков для исполнения.
7. Сохраните заказ.

Что означает готовность к сборке

Для практической работы это обычно значит:

• выбран правильный склад
• по ключевым позициям нет критической нехватки
• резервов достаточно или понятно, как их добрать
• заказ можно передавать в следующую рабочую зону

Результат

После выбора склада система начинает корректно оценивать реальную исполнимость заказа, а не абстрактное наличие товара в компании.

7. Как действовать, если товара не хватает

Этот сценарий нужен, когда по строке или по всему заказу появляются признаки нехватки.

Признаки проблемы

• по строке есть Недостаток
• на текущем складе не хватает количества
• в укомплектованности видно, что позиции ждут перемещения
• в укомплектованности видно, что позиции ждут закупки

Шаги

1. Откройте проблемную позицию через Склады и резервы.
2. Проверьте, есть ли товар в компании в принципе.
3. Проверьте, есть ли он на текущем складе.
4. Определите тип проблемы: нужен перенос со склада на склад, нужна закупка или требуется скорректировать состав заказа.
5. Если вопрос решается перемещением, передайте задачу на складской процесс.
6. Если вопрос решается закупкой, используйте связанный процесс заявок на поставку.
7. После поступления или перемещения вернитесь в заказ и снова проверьте укомплектованность.

Важно

Сам раздел Заказы показывает проблему, но не закрывает ее автоматически. Заказ здесь выступает как точка контроля, а не как замена складскому или закупочному процессу.

Результат

Сотрудник понимает, почему заказ нельзя сейчас завершить, и переводит проблему в правильный соседний процесс: перемещение, закупку или корректировку состава.

8. Как назначить ответственных и передать заказ дальше по процессу

Этот сценарий нужен, когда заказ перестает быть только менеджерской карточкой и должен перейти в работу к другим сотрудникам.

Шаги

1. Откройте заказ.
2. В Основных данных заполните Менеджер, Исполнитель, Сборщик и Курьер.
3. Проверьте, действительно ли каждый сотрудник нужен именно на этом заказе.
4. При необходимости заполните даты выполнения.
5. Добавьте комментарий для следующего этапа работы.
6. Сохраните заказ.

Что происходит после сохранения

Система может отправить внутренние уведомления назначенным сотрудникам. Но этого недостаточно само по себе. Перед передачей заказа дальше менеджеру нужно убедиться, что:

• состав заказа актуален
• статус соответствует реальному этапу
• склад выбран
• нет критических проблем по оплате и комплектности

Когда полезно оставить комментарий

• нужно уточнить договоренность с клиентом
• надо предупредить склад о срочности
• нужно передать детали по доставке
• есть нестандартная комплектация или обещание клиенту

Результат

Заказ не просто назначен на людей формально, а реально подготовлен к следующему этапу исполнения.

9. Как провести заказ по статусам до закрытия

Этот сценарий нужен, когда заказ уже создан и подготовлен, и теперь его нужно последовательно провести по процессу.

Общий порядок

1. Откройте заказ.
2. Проверьте текущий статус и доступные следующие статусы.
3. Убедитесь, что переход логичен по факту работы, а не только потому, что поле доступно.
4. После каждого реального этапа меняйте статус.
5. Сохраняйте заказ после важных изменений.

Что важно перед переходом в следующий статус

• товарная часть реально готова
• ответственные назначены
• склад выбран
• нет критических проблем по резервам
• комментарии и договоренности зафиксированы

Что важно перед Завершен

• основные работы по заказу уже закончены
• исполнитель или склад фактически выполнили свою часть
• дальнейших операционных действий по основному исполнению уже не ожидается

Что важно перед Закрыт

• заказ оплачен
• заказ укомплектован и исполнен
• по нему не осталось незавершенных складских проблем
• итоговая финансовая картина корректна

Когда нельзя торопиться со статусом

Не используйте статусы как внутренние заметки. Они важны для:

• других сотрудников
• отчетности
• ограничений системы
• клиентского интерфейса в mini-app

Результат

Заказ проходит процесс последовательно и без расхождения между тем, что реально сделано, и тем, что отражено в системе.

10. Как проверить оплату и разобраться через Платежные данные

Этот сценарий нужен для заказов с онлайн-оплатой или спорной финансовой ситуацией.

Шаги

1. Откройте заказ.
2. Посмотрите Статус оплаты в правой части карточки.
3. Если заказ связан с онлайн-оплатой, нажмите Платежные данные.
4. Проверьте внутри окна попытки оплаты, итоговые статусы, суммы, ошибки, идентификаторы платежей и возвраты.
5. Сопоставьте данные окна с полем Статус оплаты в заказе.
6. Только после проверки меняйте финансовые решения по заказу.

Когда этот сценарий обязателен

• клиент говорит, что оплатил, а в заказе это неочевидно
• нужно понять, почему оплата не завершилась
• клиент просит повторную оплату
• идет возврат денег
• заказ готовят к закрытию

Результат

Менеджер или бухгалтер принимает решение не по предположению, а по фактическим данным платежного flow.

11. Как оформить возврат по заказу и отдельно вернуть деньги

Этот сценарий нужен, если клиент возвращает товар или компания должна провести возврат по закрытому заказу.

Шаг 1. Оформить возврат по заказу

1. Откройте закрытый заказ.
2. Нажмите Оформить возврат.
3. Выберите позиции, которые возвращаются.
4. Укажите количество.
5. Сохраните возврат.

На этом этапе вы фиксируете сам факт возврата внутри Omnis: что именно возвращается и в каком объеме.

Шаг 2. Проверить, нужен ли возврат денег

1. Определите, как заказ был оплачен.
2. Если оплата была онлайн, откройте Платежные данные.
3. Проверьте, есть ли заявка на возврат и можно ли выполнять возврат средств.
4. Если возврат денег допустим, используйте Выполнить возврат.

Что важно не перепутать

• Оформить возврат = возврат по заказу как бизнес-операция
• Выполнить возврат = возврат денег через платежного провайдера

Что проверить после возврата

• создан ли возврат по заказу
• отражен ли возврат денег, если он требовался
• нет ли ошибок в Платежных данных

Результат

Операционный возврат и финансовый возврат проходят как связанные, но разные этапы процесса.

12. Как использовать комментарии, медиа, документы и историю действий

Этот сценарий нужен, когда заказ надо передать другому сотруднику, зафиксировать спорную ситуацию или собрать доказательства по выполнению.

Комментарии

1. Откройте блок Комментарии.
2. Нажмите Добавить комментарий.
3. Коротко и конкретно опишите, что должен знать следующий сотрудник.
4. Сохраните комментарий.

Лучше писать комментарий так, чтобы другой человек понял контекст без звонка автору комментария.

Медиа

1. В верхней части карточки нажмите Медиа.
2. Загрузите фотографии или другие визуальные материалы.
3. Проверьте, что лишних файлов нет.

Документы

1. Нажмите Документы.
2. Загрузите нужный файл или скачайте существующий.
3. Убедитесь, что документ понятен по названию и действительно относится к заказу.

Просмотры и действия

1. Если нужно понять, кто открывал заказ, используйте Просмотры.
2. Если нужно понять, кто менял заказ, используйте Действия.

Когда это особенно полезно

• перед передачей заказа складу
• перед передачей заказа курьеру
• при споре с клиентом
• при возврате
• при проверке истории изменений

Результат

Заказ становится не просто набором полей, а рабочей точкой коммуникации и доказательной базы.

13. Как удалить ошибочный заказ и как восстановить его обратно

Этот сценарий нужен, если заказ завели по ошибке, создали дубль или временно вывели его из рабочей зоны.

Как удалить заказ

1. Откройте заказ.
2. Убедитесь, что это действительно не тот заказ, который должен остаться в работе.
3. Нажмите Удалить.
4. Подтвердите действие, если система его запрашивает.

Что происходит после удаления

• заказ уходит в удаленное состояние
• он исчезает из обычного рабочего списка
• его резервы очищаются

Как восстановить заказ

1. Откройте список заказов.
2. Через фильтр включите Удаленные.
3. Найдите нужный заказ.
4. Откройте его карточку.
5. Нажмите Восстановить.
6. После восстановления проверьте статус, склад, состав, укомплектованность и резервы.

Важно

Если заказ был уже финально закрыт, его нельзя воспринимать как обычный рабочий черновик. Закрытые заказы защищены от обычного редактирования.

Результат

Ошибочно удаленный заказ можно вернуть в работу, но после восстановления его обязательно нужно перепроверить как живой рабочий объект.

14. Как понять, что увидит покупатель в mini-app

Этот сценарий нужен, если заказ связан с приложением и важно оценить последствия изменений для клиента.

Шаги

1. Откройте заказ.
2. Проверьте поле Приложение-источник, если оно заполнено.
3. Посмотрите текущий статус заказа.
4. Посмотрите Статус оплаты.
5. Оцените, не повлияет ли ваш следующий шаг на клиентские действия Оплатить онлайн, Повторить оплату, Отменить и Запросить возврат.
6. Перед сменой статуса подумайте, корректно ли это для клиента именно сейчас.

Когда это особенно важно

• менеджер меняет статус заказа
• бухгалтер меняет статус оплаты
• клиент ожидает ссылку на повторную оплату
• идет запрос возврата
• заказ находится на чувствительном этапе доставки или завершения

Результат

Сотрудник понимает, что изменение в Omnis может сразу менять клиентский опыт в клиентском приложении, Telegram Mini App или Max мини-приложении, и работает со статусами и оплатой аккуратно.