FAQ по разделу Заявки на поставку

Как пользоваться этим документом

Этот документ нужен, когда не требуется читать полный обзор раздела, а нужен быстрый ответ на конкретный вопрос.

Если нужен полный разбор интерфейса, откройте:

Основной обзор раздела

Если нужен пошаговый рабочий маршрут, откройте:

Пошаговые сценарии работы

Если нужно быстро разобрать проблему, откройте:

Проблемы и решения

Общие вопросы

Для чего нужен раздел Заявки на поставку

Раздел нужен для оформления закупки, расчета себестоимости и появления товара на складе после завершения поставки.

Чем заявка на поставку отличается от поставщика

Поставщик - это контрагент.

Заявка на поставку - это конкретная операция закупки у поставщика.

Чем заявка на поставку отличается от заказа покупателя

Заказ покупателя показывает, что нужно отдать клиенту.

Заявка на поставку показывает, что и у кого нужно закупить, чтобы получить товар на склад.

Кто обычно работает в этом разделе

Чаще всего:

владелец компании
менеджер
бухгалтер, если ему важна финансовая сторона поставки

Создание заявки

Как создать поставку с нуля

Откройте Поступления -> Заявки на поставку.
Нажмите Создать.
Заполните склад, поставщика и состав.
При необходимости добавьте документы и расходы.
Сохраните заявку.

Как создать поставку под конкретный заказ

Откройте список заявок на поставку.
Нажмите кнопку с тремя точками.
Выберите Для заказа.
Выберите нужный заказ.
Проверьте автоматически подставленные данные.
Дозаполните поставщика, цены и другие недостающие поля.

Что подставляется автоматически в поставке для заказа

Обычно система подставляет:

сам заказ
склад из заказа
описание с номером заказа
недостающие товары и количества

Значит ли это, что заявку можно не проверять

Нет.

После автоматического создания обязательно нужно проверить цены, поставщика и состав.

Основные поля

Что обязательно нужно заполнить

Для нормальной рабочей заявки обязательно нужно иметь:

склад
поставщика
товарный состав
рабочие цены и количества

Можно ли вручную поставить любой статус

Нет.

Ранние статусы можно выбирать как обычное поле, но процессные статусы проводятся отдельными действиями.

Зачем нужен флаг Отложенный платеж

Он нужен, когда поставка уже должна пройти по складу, но расход по деньгам будет оформлен позже.

Что будет, если Отложенный платеж не включать

После завершения поставки система может создать автоматическую расходную финансовую операцию.

Что будет, если Отложенный платеж включить

Тогда поставка все равно проходит по складу как обычно:

ее можно завершить
остатки на складе будут созданы

Но расходную финансовую операцию система автоматически не создаст.

Это значит, что менеджер потом оформит ее вручную отдельно в финансовом учете.

Для чего нужны Накладные расходы

Они учитывают дополнительные затраты по поставке, которые должны попасть в себестоимость.

Состав поставки и себестоимость

Что указывать в строке товара

В каждой строке обычно указываются:

товар
закупочная цена за единицу
количество

Именно эти данные потом участвуют в создании складского остатка по этой строке.

Что такое Авто-расчет себестоимости

Это режим, в котором система сама распределяет накладные расходы по строкам поставки.

При этом важно различать:

итог строки, который виден во вкладке Состав поставки
себестоимость за единицу, которая потом записывается в складской остаток

Когда лучше оставить автоматический расчет

Когда накладные расходы нужно распределить пропорционально стоимости строк и нет особой причины делать это вручную.

Когда нужен ручной расчет

Когда сотрудник точно знает, что дополнительные расходы должны лечь на конкретные позиции в другой пропорции.

Почему важно, чтобы при ручном режиме получилось 100%

Потому что только тогда все дополнительные расходы будут распределены корректно и итоговая себестоимость не будет искажена.

Как понять, какая себестоимость попадет в сам остаток на складе

После завершения по каждой строке создается один отдельный остаток.

В этот остаток попадает:

количество из строки поставки
себестоимость за единицу, рассчитанная системой по строке

Если объяснять упрощенно, система берет цену строки, добавляет долю накладных расходов по этой строке и делит результат на количество.

Можно привести простой пример

Да.

Если в строке указано:

сахар
цена 100 ₽
количество 100 кг
доля накладных расходов по строке 1 000 ₽

то после завершения на складе появится один остаток:

100 кг
себестоимость 11 ₽ за 1 кг

Жизненный цикл поставки

Что означает Получить

Это шаг фиксации фактического получения поставки.

Что означает Принять

Это шаг подтверждения и приемки поставки после получения.

Что означает Завершить

Это финальный шаг, после которого:

создаются остатки на складе
фиксируется итоговая себестоимость
может создаться расходная финансовая операция

Что означает Отменить

Это отмена поставки, пока она еще не завершена окончательно.

Что означает Отменить все действия

Это откат уже завершенной поставки с удалением созданных ею остатков и связанных финансовых последствий, если такой откат еще допустим.

Когда можно нажимать Отменить все действия

Только для завершенной поставки и только если созданные ею остатки еще не ушли дальше в реальные продажи, резервы или списания.

Финансовая часть

Когда создается финансовая операция по поставке

Обычно при завершении поставки, если не включен Отложенный платеж.

Что делать, если поставка есть, а оплату нужно провести позже

Использовать Отложенный платеж.

Значит ли завершение поставки, что деньги уже обязательно списаны

Не всегда.

Это зависит от того, был ли включен Отложенный платеж.

Связь со складом и заказом

На каком складе появятся остатки

На том складе, который указан в карточке поставки.

Что происходит, если поставка связана с заказом

После завершения система обновляет связанную складскую картину по этому заказу.

Можно ли завести поставку без заказа

Да. Это обычный сценарий поставки на склад без привязки к конкретному клиентскому заказу.

Права и ограничения

Кто видит раздел Заявки на поставку

В текущей логике раздел рассчитан прежде всего на:

владельца компании
менеджера

Можно ли редактировать завершенную поставку

Нет как обычный рабочий черновик. После завершения поставка уже считается проведенной и влияет на реальные данные.